Il responsabile della conservazione fatture è una figura designata all'interno dell'organigramma aziendale per gestire il delicato compito della conservazione a norma dei documenti contabili. La sua designazione non è una mera formalità, bensì una decisione strategica che richiede competenze specifiche e una conoscenza approfondita delle normative vigenti.

Affinché un individuo sia idoneo a ricoprire questo ruolo, è necessario che possieda una combinazione di competenze tecniche e conoscenze giuridiche. I requisiti includono una solida comprensione delle normative fiscali e contabili, esperienza nel campo della conservazione digitale e familiarità con il software gestionale utilizzato dall'azienda. Continua a scorrere l'articolo per scoprirne di più.

Chi è il Responsabile della Conservazione fatture e come sceglierlo

Se sei al timone di un'impresa, indipendentemente dalla sua dimensione, sai quanto sia cruciale mantenere un'organizzazione impeccabile e conforme alle normative. Il Responsabile della Conservazione emerge come una figura chiave, il custode digitale delle tue fatture e documenti contabili. 

Nel corso degli anni, questo ruolo ha acquisito sempre più importanza. La sua determinazione è prevista dalla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti informatici e i requisiti per la sua definizione sono descritti nelle Linee Guida AgID, entrate in vigore nel gennaio 2022.

Il responsabile della conservazione fatture e documenti contabili coordina l’intero sistema di conservazione dei documenti all’interno di una società privata o PA. Deve possedere adeguate competenze in materia giuridica, informatica e archivista. In molte piccole imprese, artigiani, commercianti e liberi professionisti, il titolare o il responsabile finanziario spesso si trova a svolgere questo ruolo senza forse rendersi conto della sua importanza.

Ecco quali sono i principali requisiti di un Responsabile della conservazione fatture:

• La scelta della figura di RC deve essere svolta all’interno dell’organizzazione;

• Il RC deve possedere adeguate competenze sulle normative vigenti e sulla loro applicazione;

• La figura deve conoscere i sistemi di archiviazione fisica e digitale, conoscere e saper gestire le operazioni di registrazione, firma e classificazione dei documenti.

Le funzioni del Responsabile della conservazione fatture

L’art.7 delle Linee Guida definisce quali sono le funzioni e le competenze del Responsabile della conservazione all’interno di un’organizzazione. Nelle grandi organizzazioni si interfaccia quotidianamente con i responsabili del trattamento dei dati personali, della sicurezza, dei sistemi informativi e della gestione documentale per:

• Stabilire le caratteristiche e i requisiti dei sistemi di conservazione;

• Gestire e coordinare i processi di conservazione, verificando la conformità alla normativa vigente;

• Genera il rapporto di versamento, sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o elettronica;

• Monitora il corretto funzionamento del sistema di conservazione;

• Verifica l’integrità degli archivi e della loro leggibilità;

• Monitora l’integrità dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni, verifica la presenza di eventuali danni o malfunzionamenti;

• Effettua back-up dei documenti informatici;

• Verifica gli accessi alle fatture.

Nelle piccole imprese, invece, è il singolo responsabile a dover acquisire tutte le competenze utili per garantire la sicurezza dei documenti aziendali.

La familiarità con il software gestionale utilizzato dall’impresa è un plus, sicuramente facilita l'integrazione delle pratiche di conservazione digitale. Grazie al software di fatturazione elettronica Winfatt la conservazione delle fatture e dei documenti diventa più semplice, con 10 anni di conservazione inclusa delle fatture elettroniche e sistemi di sicurezza all’avanguardia. 

Perché è importante investire in un responsabile della conservazione?

Oltre a garantire la conformità normativa, un responsabile della conservazione competente contribuisce alla riduzione dei rischi legali e fiscali. Una conservazione accurata e sicura dei documenti può facilitare audit e ispezioni senza intoppi, risparmiando tempo e risorse preziose.

Si tratta quindi di un investimento nella tranquillità della tua impresa che contribuisce a costruire una reputazione di affidabilità e conformità, fattori chiave per il successo nel panorama aziendale odierno.

Vi lasciamo i link di approfondimenti:

• Guida conservazione delle fatture elettroniche AdE

• Agid - Conservazione (tutte le faq)