L’assistente virtuale può essere definito come un supporto ai profili aziendali che è in grado di affiancare piccoli imprenditori, professionisti, manager e addetti nelle attività operative: basta inviare un piccolo input per ottenere delle informazioni in tempo reale.

Il termine di assistenza virtuale è nato negli anni ‘90 ed era principalmente svolto da una persona che forniva supporto alle aziende da remoto. Chi svolgeva la professione di assistente virtuale era in grado di lavorare virtualmente. 

Ad oggi, l’assistente virtuale si presenta in una forma differente ed è particolarmente richiesto dalle aziende che necessitano di aiuto ma non intendono assumere del personale. In questo articolo vedremo in cosa consiste l’assistente virtuale, cosa fa e quali vantaggi offre alle aziende.

Assistente virtuale: cosa fa e quali sono i vantaggi

Quando si pronuncia il termine di Virtual Assistant si pensa immediatamente ad Alexa, Siri e Google Home, i più famosi assistenti virtuali disponibili in commercio e utilizzati principalmente per la casa.

In realtà, esistono degli assistenti virtuali da utilizzare all’interno delle aziende e rappresentano un sistema tecnologico di assistenza e supporto dell’utente capaci di interagire con le persone e di offrire velocemente delle risposte fornendo informazioni o svolgendo attività per conto degli utenti. 

Generalmente, il virtual assistant si presenta in forma di chatbot o applicazione ed esegue le richieste effettuate attraverso un comando vocale. Questo permette alle aziende di risolvere molte tipologie di domande e problemi dei clienti, offrendo dei servizi aggiuntivi che permettono di migliorare la reputazione del brand. Il software sfrutta l’intelligenza artificiale per interagire con gli utenti e dialoga con il programma tramite un conversational interface, ovvero sfrutta un’interfaccia che gli permette di essere più vicino alle necessità degli utenti. 

Il virtual assistant ha come vantaggio principale quello d'interpretare perfettamente il linguaggio naturale che gli permette di dialogare e mettere in atto le richieste eseguite dagli utenti. Rappresenta un ottimo elemento per le aziende che necessitano di ottimizzare le operazioni quotidiane.

Le principali funzionalità dell’assistente virtuale

L’assistente virtuale sfrutta gli algoritmi per rispondere alle domande e viene programmato per saper svolgere determinate funzioni: l’intelligenza artificiale è “allenata” costantemente per offrire risposte pertinenti e attinge ai dati disponibili in azienda, quali la documentazione, i dati presenti nei software CRM, ERP e così via. 

Un’azienda che sfrutta il virtual assistant è definita “smart”, poiché ogni tipo di richiesta rappresenta una “smart information” in quanto viene soddisfatta con una risposta dettagliata che contiene dati presenti in database strutturati. 

Tante PMI sfruttano l’assistente virtuale perché rappresenta un ottimo strumento in grado d'integrare requisiti gestionali e organizzativi che permettono alle aziende di essere competitivi all’interno del mercato di riferimento.

Un campo aziendale in cui l’assistente virtuale permette di fare la differenza è la gestione documentale: in un’impresa è presente un ricco patrimonio di documenti che spesso non viene sfruttato per la ricerca d'informazioni, poiché si tratta di un processo manuale troppo oneroso. Il risultato? L’azienda perde opportunità e smarrisce il proprio know how. Il virtual assistant permette di sfruttare tutti i documenti presenti all’interno delle aziende per migliorare i processi, la relazione con i collaboratori e i clienti.

In conclusione, possiamo definire l'assistente virtuale un'ottima risorsa da integrare in azienda per far crescere la competitività, la relazione con collaboratori interni ed esterni, la customer relationship e tutti quegli ambiti che permettono di migliorare la reputazione all'interno del proprio mercato di riferimento.