Una piattaforma software per la gestione documentale non rappresenta solo uno strumento utile per l’archiviazione dei documenti ma è uno strumento che si integra con l’intero sistema aziendale, capace di gestire tutti gli aspetti legati al proprio business e di avviare un processo di digitalizzazione.

Ci riferiamo sia agli aspetti organizzativi che legislativi: nel campo organizzativo, un software gestionale deve offrire soluzioni utili per la gestione di tutti i flussi documentali. L’aspetto organizzativo è legato al legislativo poiché, negli ultimi anni, sono state regolamentate tante norme relative alla gestione elettronica dei documenti e alla loro conservazione digitale.

L’evoluzione digitale logistica e organizzativa è iniziata con la fatturazione elettronica tra privati, con l’obiettivo di essere integrata anche nella gestione degli ordini e in tutti i flussi documentali. Le nuove normative offrono l’opportunità di utilizzare strumenti che migliorano la qualità e la sicurezza delle informazioni e ottimizzano la gestione dei processi aziendali.

Software gestione documenti: perché utilizzarlo?

In tutte le imprese, piccole o grandi, ci si trova a gestire una mole importante di documenti cartacei e digitalizzati, ed è importante saper organizzare l’archivio e la logistica per non commettere errori di perdite dei documenti.

L’adozione di una piattaforma software dedicata alla gestione documentale consente di archiviare i documenti e renderli sempre reperibili e consultabili nel tempo, oltre a poter integrare nuovi dati importanti. La scelta di un buon software gestionale capace di gestire ordini, incassi, fatturazione e il magazzino è importante sia per un libero professionista, sia per un imprenditore, per tenere il controllo dell’andamento della propria azienda e per semplificare le attività di fatturazione.

Un software gestione documenti riveste un ruolo di primo piano nella trasformazione digitale, perché è in grado di indicizzare tutti i documenti e renderli fruibile sempre e ovunque, offrendo benefici e vantaggi economici ad un’impresa o a un libero professionista.

Un software gestionale utilizzato per la gestione dei documenti permette di:

• Razionalizzare e automatizzare le attività manuali e ripetitive;
• Ridurre i tempi di evasione delle pratiche;
• Ridurre i tempi con cui documenti sono messi a disposizione degli utenti;
• Permette di monitorare, rendicontare e ottimizzare i processi;
• Migliorare la comunicazione verso clienti e fornitori;
• Migliorare la sicurezza.
  
  

Gestione documenti con il Software Gestionale Winfatt

Il software gestionale Winfatt permette di gestire i documenti grazie a dei comandi che permettono di creare, modificare, conservare e integrare i documenti.
Il pulsante crea permette di creare e registrare nell’archivio un nuovo documento corrente, ogni documento si identifica attraverso un numero, la serie e la data di creazione.

Winfatt permette di creare una lunga serie di documenti:

• Autofattura
• Banco
• Documento di carico
• DDT
• Documento di scarico
• Fattura
• FatturaPA
• Fattura Accompagnatoria
• Fattura da fornitore
• Nota di credito
• Nota di credito PA
• Ordine da cliente
• Ordine a fornitore
• Offerta
• Preventivo
• Ricevuta Fiscale
• Fattura semplificata
• Nota di credito semplificata
  
  
  

Il software permette di inserire anche i documenti che si ricevono e questo processo è indispensabile per poter movimentare le giacenze in magazzino e gestire le scadenze di pagamento. Quando si riceve una fattura da un fornitore, ad esempio, è necessario creare un apposito documento con dicitura FAF - Fattura da Fornitore e inserire il riferimento al documento ricevuto nell’apposita sezione “Documento di Riferimento del Fornitore”.

Il servizio di Winfatt, inoltre, è accessibile in qualsiasi momento grazie al database inCloud che consente di visualizzare i documenti anche fuori dall’ufficio.  In totale sicurezza, è possibile continuare a lavorare sui documenti accedendo al database da altre postazioni, una funzionalità che permette di non perdere del tempo prezioso e di continuare a lavorare anche da casa.

Scopri di più sul software gestionale Winfatt.