A breve tutti gli operatori economici privati dovranno effettuare la scelta di come gestire il ciclo di fatturazione elettronica B2B che entrerà ufficialmente in vigore da gennaio 2019.

Fare tutto in autonomia o affidarsi ad un software?

In questo articolo vorrei chiarire alcuni passaggi fondamentali della nuova fatturazione elettronica per comprendere quali sono i vantaggi nell'affidarsi ad un software professionale per la fatturazione che funga da intermediario.

Risparmio di tempo e velocità di gestione del ciclo di fatturazione

Le funzioni che i software gestionali per la fatturazione assolvono sono molte ma le prime e fondamentali sono la creazione e la ricezione di fatture elettroniche.

E’ da subito ovvio che il primo vantaggio vantaggio sia che grazie alla loro gestione multitasking i software possono far guadagnare tempo.

Basti pensare alle piccole e medie realtà imprenditoriali ma anche ai numerosi professionisti che gestiscono cicli di fatturazione di tanti clienti.

Il beneficio in termini di tempo è massimo poi se parliamo di ricezione delle fatture ovvero tutte le fatture vengono automaticamente recapitate e gestite in un’unica sede (ciclo passivo).

Può sembrare una cosa banale ma ricevere una fattura elettronica non è esattamente come riceverne una cartacea o testuale via email.

L’alternativa sarebbe quella di recuperare una ad una le fatture dalle PEC che, com'è noto, possono essere talvolta complicate o inaccessibili (scadute, password dimenticate, ecc.).

Poi andrebbero registrate ed archiviate ma solo dopo averle naturalmente “tradotte” da XML in un formato leggibile ma questo lo spiegherò più avanti.

L’ottica della semplificazione

Un software per la fatturazione e gestione può sollevare commercialisti e consulenti fiscali da diverse attività operative e di gestione lasciando a loro carico solo alcuni adempimenti minimi, quali:

• comunicare ai propri clienti il codice destinatario, assegnato durante il processo di accreditamento presso il SdI (Agenzia delle Entrate);
• sollecitare il cliente a diffondere ai suoi fornitori il suddetto codice destinatario (composto da 8 caratteri alfanumerici) affinché lo inseriscano nella fattura elettronica.

Grazie a questi codici che contraddistinguono i destinatari la fattura elettronica raggiungerà automaticamente il soggetto a cui era destinato senza nessun ulteriore passaggio come l’invio tramite PEC.

In questo modo si ha sotto controllo tutto il ciclo passivo delle fatture in entrata inviate in formato XML.

Visualizzazione e comprensione della Fattura Elettronica

La fattura elettronica B2B è un file XML  contenente i dati in un formato di non facile lettura. Esistono delle soluzioni gratuite per “tradurre” i dati in un formato leggibile.

La procedura è quella di importare i documenti ricevuti in programmi per una visualizzazione chiara e comprensibile attraverso l’uso di un foglio di stile.

Un esempio è lo strumento messo a disposizione di Sogei (Agenzia delle entrate presente nel sito www.fatturapa.gov.it).

Dovendo ripetere questa operazione per ogni singola fattura ricevuta appare subito evidente che strumenti come questo non siano il massimo della praticità per ogni amministrazione aziendale che di fatture da gestire ne ha molte.

Nel caso si utilizzi invece un software intermediario l’operazione di trasformazione del file XML in un formato leggibile avviene in automatico senza alcun passaggio aggiuntivo perchè nei software gestionali il visualizzatore per le e-fatture è di norma integrato. Basterà quindi aprire la fattura per vederla in chiaro.

Accettazione o rifiuto della fattura

Il passaggio successivo, dopo aver visualizzato e controllato la fattura è quello di inviare comunicazione di accettazione o rifiuto della stessa.

In questo modo il soggetto che ha emesso la fattura (fornitore) potrà subito conoscere se la stessa è corretta (ricevuta esito di formale accettazione).

Se dovesse invece risultare errata nell’importo o in qualche dato sarà notificato un esito di rifiuto.

I software gestionali per la fatturazione consentono solitamente di riempire un campo note per specificare al fornitore quale sia l’errore.

Un bel vantaggio in termini di efficienza e tempo se si pensa che l’alternativa è:

• tradurre i dati con uno strumento esterno
• trasformare la fattura in documento in Pdf per facilitarne la registrazione
• In caso di errore inviare comunicazione via mail al fornitore
• attendere un nuovo invio della fattura corretta e ripartire dal punto 1!

Database integrato e reportistica

Tutte le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vengono gestite in un unico ambiente, perfettamente integrato.

La ricerca di una fattura è semplice e veloce e tutti i dati rimangono a disposizione per eventuali report.

Sicuramente un valore aggiunto. Inoltre i software hanno un certo grado di personalizzazione delle impostazioni e delle funzionalità integrabili.

Un esempio potrebbe essere l’invio automatico delle fatture nel software di contabilità del consulente.