Sembra paradossale ma, nonostante il drastico avvicinarsi della data di scadenza ,molte imprese e professionisti non hanno ancora avviato alcuna procedura per l'attivazione della fatturazione elettronica.

Al contrario molti sono coloro che, sperando in un rinvio da parte del Governo, non hanno neanche preso informazioni sulle varie possibilità adottabili.

Per loro fortuna è ancora possibile trovare rapide soluzioni che gli permettano di essere in regola a partire dal primo Gennaio.

Ma vediamo come fare,  dall'analisi dell’attuale conformità alle informazioni da inviare ai clienti.

Mentre il tempo scorre...

Il termine del primo gennaio 2019, da cui scatterà per tutti l’obbligo di fattura elettronica tra privati, si avvicina rapidamente ma dando un rapido sguardo intorno a noi è facile trovare ancora chi, tra professionisti ed aziende, non sa ancora che pesci pigliare.

Quindi, escluse le realtà aziendali più grandi e strutturate che da tempo si sono mosse per adottare le soluzioni più adeguate, tutti coloro che si sono fino ad ora “auto esclusi”dovranno rapidamente adottare provvedimenti.

Tradotto in termini pratici dovranno ricercare strumenti e software, tra quelli disponibili sul mercato, per rispondere la meglio all'adempimento e scorgere finalmente anche i vantaggi di questo cambiamento. 

La cosa importante sarà, nel momento della scelta della soluzione aziendale, avere chiare le esigenze aziendali e di conseguenza in che modo uno strumento più di altri possa soddisfarle.

Il processo di fattura elettronica in tre fasi

L’introduzione della fatturazione elettronica modifica radicalmente alcuni processi all’interno dell’azienda ma con l’obiettivo di semplificarli.

Se non sai ancora da dove partire questa breve guida potrà esserti di aiuto.

Vediamo insieme i passi immediati da compiere.

Prima fase: gli adeguamenti immediati

Andiamo a vedere insieme quali dovrebbero essere gli adeguamenti più urgenti da fare prima del 1 gennaio 2019.

Si tratta naturalmente di provvedere all'acquisizione di strumenti tecnologici ed informatici, come il software Winfatt, che permettano di produrre fatture digitali in un formato a norma (XML) e seguendo i tracciati diffusi dall’Agenzia delle Entrate.

Non solo le aziende come la tua dovranno essere in grado di trasmettere le e-fatture nei tempi e secondo le modalità previste ma anche di riceverle.

Il tutto avverrà attraverso il sistema di interscambio SDI e l'utilizzo di un Codice univoco, o destinatario, che ne permetta la consegna.

Si tratta in pratica di un indirizzo virtuale dell' azienda che clienti e fornitori dovranno inserire in fattura per questo ottenere il codice è una delle prime cose da fare per mettere in moto tutto il processo di fatturazione.

A questo scopo sarebbe opportuno l’invio di un’apposita comunicazione in cui contestualmente renderai noto il codice univoco della tua azienda e inviterai i clienti a fare lo stesso.

Vedremo in un prossimo articolo come è possibile ottene il proprio Codice destinatario.

In alternativa al codice univoco si potrebbe fornire anche un indirizzo di posta certificata (PEC) ma il suo utilizzo presuppone che non stiate usando un software di fatturazione per l’invio e ricezione di fatture in un’unica sede e vi assicuro che il processo sarebbe notevolmente più complicato!

Seconda Fase: studiare bene le nuove possibilità

Una volta scelti gli strumenti e raccolte tutte le informazioni per dare il via alla Fatturazione Elettronica da gennaio in poi l’obiettivo sarà quello di sfruttare al meglio quello che il nuovo strumento ha da offrirci.

In particolare in termini di processo, per consentire una maggiore integrazione dei sistemi, ridurre il carico di lavoro e reimpiegare al meglio risorse dedicate fino ad oggi alla mera imputazione di dati.

Nel primo anno quindi lo sforzo sarà interno e riguarderà l’organizzazione dell’attività amministrativa e la realizzazione dei primi profili di connessione con l’esterno.

Terza fase: uno sguardo all'esterno

La terza ed ultima fase sarà rivolta invece tutta all'esterno e sarà parallela alla precedente.

L'obiettivo sarà costituire nuove relazioni tra clienti e fornitori in aree di tipo strategico, come la revisione dei processi di consegna della merce o l'integrazione delle regole contrattuali in materie delicate quale l’area dei pagamenti.

Il nostro buon consiglio per rendere il cambio di operatività più agevole e funzionale è l'utilizzo di un Software per la fatturazione semplice ed intuitivo come Winfatt. 

Winfatt gestisce produzione e conservazione a norma di 1000 fatture all’anno.

Riceve automaticamente le fatture in entrata e si occupa autonomamente dell’interscambio per soli 85€ all’anno.

Puoi testarlo gratuitamente sul sito www. winfatt.com.

Per tutte le altre informazioni ed aggiornamenti normativi sul modo della fatturazione elettronica continua a seguirci!