All’interno della Legge di Bilancio 2018, che ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per le Partite Iva a partire da Gennaio 2019, sono contenuti specifici obblighi relativi anche alla conservazione sostitutiva dei documenti digitali.

L'archiviazione a norma di legge diviene infatti una parte inscindibile del processo di emissione di e-fatture PA e B2B.

Diamo uno sguardo alle procedure necessarie.

Cosa significa conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è un’attività volta a proteggere e custodire nel tempo archivi di documenti e dati digitali.

Consiste in un insieme di procedure informatiche che consentono di garantire nel tempo l’integrità e la validità dei documenti elettronici.

Per far si che tali documenti abbiano valenza legale, al pari dei tradizionali documenti cartacei, devono essere processati in base ad un preciso iter regolamentato dalla legge italiana.

Grazie a questo sistema professionisti, aziende ed autonomi possono assicurarsi la conservazione di documenti digitali autentici, integri, affidabili, universalmente leggibili e facilmente reperibili.

A cosa serve?

Nell’ottica della digitalizzazione la conservazione sostitutiva interviene per eliminare gli archivi fisici e, più in generale, i supporti cartacei.

Di conseguenza cambieranno anche le procedure per l’emissione e la validazione dei documenti. 

Le fatture non saranno più timbrate e firmate fisicamente ma avranno dei metodi di autenticazione elettronici come la firma digitale o codici identificativi univoci forniti dall’Agenzia delle Entrate.

Allo stesso modo il bollo fisico apposto sui documenti sarà sostituito da un bollo virtuale, o timestamp, che ne attesterà la data certa di creazione.

Grazie al formato elettronico i documenti divengono e-documenti e guadagnano la caratteristica della non deteriorabilità garantendo nel tempo integrità ed autenticità anche anni dopo l’archiviazione elettronica.

Al termine di questo epocale passaggio al digitale i vantaggi saranno innumerevoli.

In termini pratici parliamo di tagli di costi per l'acquisto di materiali per la stampa e per l'archiviazione, così anche di risparmio di tempo necessario alla consultazione dei documenti  ed infine di spazio.

I passi fondamentali previsti dal legislatore

Formato XML: prodotto in automatico dai software al momento dell'emissione della fattura elettronica

Firma Digitale: o elettronica, che va apposta sulla fattura per dare valore legale alla stessa

Indicizzazione: ovvero un insieme di dati (come n° fattura, P.I. cliente ecc...) che permettono di indicizzare ogni documento archiviato e richiamarlo facilmente all'occorrenza.

Lotto di Conservazione: ogni documento diventerà parte di un "lotto di conservazione" o gruppi di documenti sistemati in base ad un ordine cronologico.  Ad esempio nel caso delle fatture si dovrà avere la continuità del periodo d'imposta.

Chiusura del lotto e Marca temporale: Ogni lotto di conservazione viene marcato temporalmente e firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione sostitutiva. Infine l'apposizione della marca temporale può essere effettuata collegandosi ad una Certificate Authotity che possa garantire l'esatto momento temporale in cui la marcatura avviene.

Attraverso tali procedure i lotti sono assicurati nella forma contenuto e tempo attraverso l'apposizione di firma elettronica e marca temporale e potranno essere conservati per 10 anni.

Chi si occupa della Conservazione Sostitutiva?

La conservazione può essere svolta internamente adottando soluzioni in house oppure in outsorcing totale o parziale.

La complessità del sistema di conservazione previsto dalla norma spinge però sull’affidamento in esterna dell’intero processo.

Verosimilmente quindi il ruolo chiave di “responsabile della conservazione” non sarà svolto da una persona interna all’azienda o dal proprio commercialista quanto da un ente esterno preposto.

Per questa ragione il governo si è mosso per selezionare ed accreditare nel tempo più di 100 società deputate a questo ruolo ed in grado di svolgere al meglio la funzione di conservazione dei dati.

L’elenco di questi conservatori è reperibile sul sito del AGID (Agenzia Italiana per il Digitale).

Ogni azienda potrà scegliere di procedere autonomamente facendo contratti diretti con le grandi società deputate alla conservazione o, per semplificarsi vita, acquisire software per la fatturazione che contengono già al loro interno anche un pacchetto per la conservazione.

Come avvantaggiarsi

Il software Winfatt, da noi sviluppato,  comprende al suo interno un pacchetto per la conservazione di 1000 fatture all’anno, il più competitivo sul mercato sotto molti punti di vista.

L’ente conservatore al quale si appoggia è 2C Solution, ovvero il primo conservatore accreditato elencato sul sito del Governo.

In pochi click la possibilità di emettere la fattura e non pensare più a niente perchè il programma in autonomia si occuperà della spedizione della stessa e di archiviarla e conservarla a norma per ben dieci anni.

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