Hai già scelto il software gestionale per la tua azienda ma non ti soddisfa? Sei ancora indeciso su quale prodotto acquistare? Cerchi maggiori informazioni sui software gestionali?

Sei nel blog giusto!

Oggi ti parlo delle caratteristiche ottimali che deve avere il software gestionale che andrai ad acquistare. Prima di pagare poniti delle domande, esattamente 8, che ti porteranno ad acquistare il software gestionale adatto alla tua azienda.

Prima di elencartele, rispolvero alcune definizioni e caratteristiche generali dei software gestionali.

A cosa serve il software gestionale?

Il software gestionale è un programma che racchiude tutti i processi di gestione di un’azienda. Questi processi riguardano la contabilità, magazzino, budgeting, produzione, gestione ed analisi finanziaria.

Un software gestionale ottimizza ed automatizza l’insieme di questi processi, semplificandone la gestione.

Le caratteristiche

Le caratteristiche dei software gestionali sono:

• Funzionalità
• Scalabilità
• Facilità d’uso
• Flessibilità
• Integrazioni con sistemi esterni
• Personalizzazione 

I software devono contenere l’insieme di funzionalità che rispondono alle esigenze delle aziende. Mi riferisco ad un pacchetto di funzioni che svolgono i processi di cui ho parlato inizialmente. 

L’insieme di queste funzionalità prende il nome di sistema modulare.

Insieme ad un sistema modulare, i software gestionali devono essere “scalabili” ovvero devono apportare aggiornamenti e rispondere alle esigenze che aumenteranno nel tempo.

Pur avendo tante funzionalità, le aziende devono poter utilizzare il software gestionale con semplicità. Il tempo è prezioso e il team aziendale non può utilizzare diversi giorni di lavoro per capire come funziona il software.

La facilità d’uso quindi è una caratteristica molto importante per questi software, che devono essere intuitivi e comodi.

Per comodi mi riferisco alla capacità del software di adattarsi ai diversi flussi di lavoro che ogni azienda ha. Inoltre, è comodo e consigliato, poter integrare il software con sistemi esterni. L’apertura e la possibilità di integrazione verso altri software, ottimizzano i processi. 

Infine, un’altra caratteristica importante è la personalizzazione del software in base alle priorità di un’azienda. 

Adesso che ti ho spiegato o ricordato, in breve, cos’è un software gestionale e le sue caratteristiche, passiamo alle 8 domande che ti ho citato inizialmente.

Il software soddisfa tutte le necessità della mia azienda?

Per rispondere a questa domanda devi prima chiarire quali sono i tuoi obiettivi aziendali. In base ad essi, sai di quali funzionalità hai bisogno all’interno del software.

Come si suddividono i software gestionali per fascia economica?

• Software gestionali economici: si riferiscono ai soggetti che hanno un elenco di contatti minimo e la fatturazione mensile è ridotta. I software in gestione dispongono di funzionalità limitate. Il costo è veramente ridotto.
• Software gestionali di fascia media: hanno molte funzionalità, diverse dalle precedenti e più utili ad aziende che hanno una media e costante fatturazione mensile e gestiscono diverse liste di dati (utile ad esempio per i soggetti che hanno due attività o due magazzini). Il costo medio di un pacchetto non supera 700€.
• Software gestionali di fascia avanzata: adatti ad aziende grandi che hanno bisogno di soddisfare un flusso di lavoro complesso e gestiscono una grande quantità di dati. Contiene molteplici funzionalità, integrazioni e molto altro. Il costo di questi software può arrivare anche a 4000€.

Il software riesce a coprire diverse postazioni ed è compatibile con diverse piattaforme?

Non tutti i software danno la possibilità di poter essere gestiti da diversi account e molteplici postazioni. I software che hanno questa funzionalità la inseriscono come “funzionalità premium” ovvero a pagamento. 

Inoltre, la compatibilità dei software, di solito, si limita a sistemi Windows. Negli ultimi anni però ci sono software compatibili anche con MAC OS X, ti consiglio quindi di verificare la compatibilità prima di procedere con l’acquisto.

Si integra con siti e-commerce e registratore di cassa?

Esistono software che offrono la possibilità di integrazione con i siti e-commerce già esistenti. Altre invece offrono ai clienti la possibilità di creare un e-commerce direttamente dalla loro piattaforma.

Se hai un negozio fisico, prima di acquistare il prodotto, controlla se è possibile collegare il software al registratore di cassa. I software compatibili, di solito, dispongono di una dashboard separata, che facilita i processi di vendita.

Ho a disposizione un database che supporta tutti i miei dati?

Questa domanda è per te che hai una quantità media di contatti e dati, hai un fatturato costante mensile e un discreto giro di clienti e di merci.

Ecco, se ti riconosci in queste due righe, prima di acquistare il software controlla il database. Deve supportare la lavorazione e l'utilizzo dei dati in contemporanea senza dare errori come: carico eccessivo, connessione di rete instabile.

Posso personalizzare il mio software?

La personalizzazione del software ha, di solito, dei costi aggiuntivi che comprendono l’aggiunta di funzionalità, campi ed integrazioni. 

Ricorda che non tutti i software offrono la possibilità di personalizzazione.

Come scelgo la condizione di licenza adatta?

Come ben sai ogni software gestionale che acquisti comprende la licenza. Le condizioni di licenza più diffuse sono:

• Licenza Illimitata: non hai limiti di spazio, di utenti e di aziende da gestire. 
• Licenza in Cloud: adatta a chi utilizza il proprio sito web come interfaccia per il gestionale, con pagamento mensile.
• Licenza limitata: il software funziona fino a data di scadenza.

Gli aggiornamenti del software sono compresi?

Purtroppo non tutti i software includono gli aggiornamenti, alcuni sono a pagamento. 

Attenzione, il mio consiglio è di effettuare sempre gli aggiornamenti!

Anche il software gestionale deve essere conforme al GDPR?

Negli articoli precedenti ti ho parlato del GDPR, spiegando cosa riguarda e come fare per essere conforme.  Clicca qui 

Bene, se utilizzi il software di gestione sul tuo server hai l’obbligo di adeguarti al nuovo regolamento europeo sulla privacy. 

Il software che acquisterai deve avere l’accesso applicativo protetto e le password di accesso devono essere crittografate. 

Se utilizzi o vuoi acquistare una licenza in Cloud, assicurati che i dati sono trasferiti in modalità protetta e illeggibili. 

Anche in questo caso le password di accesso devono essere crittografate e ogni singolo account deve avere il proprio database.

Ti consiglio di richiedere un supporto chiaro, da parte del fornitore, riguardo al GDPR.