Il nostro ordinamento individua moltissime situazioni in cui è previsto l’obbligo di conservare documenti relativi ad atti o dati giuridicamente rilevanti. Ciò vale ovviamente anche per i documenti informatici la cui conservazione richiede particolare attenzione nella scelta delle soluzioni informatiche atte ad assicurarne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

La conservazione elettronica delle fatture e documenti digitali è un sistema attraverso il quale aziende e professionisti possono gestire, archiviare e conservare fatture elettroniche e documenti digitali. Per poter essere considerati legalmente validi ed al pari dei documenti tradizionali cartacei tali documenti informatici devono essere processati secondo un iter ben preciso in base ai parametri fissati dalla legge italiana.

Conservazione sostitutiva, come funziona?

La conservazione sostitutiva delle fatture è un insieme di procedure informatiche regolamentate dalla legge in base alle quali è possibile garantire nel tempo l’integrità e la validità e la leggibilità, reperibilità dei documenti emessi, archiviati e conservati in maniera digitale.

Grazie a tali procedure la fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea ma con notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi. Basta pensare a quanto sia complicata e delicata allo stesso tempo l’archiviazione tradizionale di documenti cartacei.

Libri contabili e faldoni accatastati nel tempo con un notevole dispendio di spazio, costi di gestione elevati, difficoltà nella ricerca di documenti e l’enorme rischio di disperderne alcuni.

Un notevole risparmio di energie

La conservazione sostitutiva e l’archiviazione digitale intervengono proprio per la risoluzione di queste problematiche. Le nuove fatture elettroniche così come le copie informatiche dei vecchi documenti analogici possono essere facilmente archiviati e memorizzati in un intangibile spazio di memoria.

La conservazione sostitutiva serve a sostituire la carta con un supporto digitale per cui la fattura cartacea diventa elettronica ed al posto di timbro e firma troviamo la firma digitale. La marca da bollo viene sostituita dal bollo virtuale ed una marca temporale (timestamp) certifica l’orario e la data in cui è stato creato il file elettronico. Questo tipo di conservazione garantisce la non deteriorabilità nel tempo dei documenti e ne assicura l’integrità e l’autenticità nel tempo dopo l’archiviazione sostitutiva.

Lo stesso iter può essere utilizzato per trasferire e conservare le vecchie fatture cartacee emesse in precedenza.

L’importanza nella scelta di un software gestionale affidabile

La scelta della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è stata sviluppata in un’ottica di semplificazione nell'emissione nella gestione delle fatture e di un minor dispendio di risorse nella loro conservazione e archiviazione. File al posto di faldoni comportano che la gestione possa essere fatta direttamente dalla propria postazione pc .

Queste nuove procedure fanno però emergere la necessità di affidarsi a software gestionali affidabili, professionali, e semplici nell'utilizzo. La scelta di un software sbagliato potrebbe infatti compromettere il lavoro, complicare notevolmente la vita aziendale e mettere a rischio la sicurezza dei documenti e dei dati in essi contenuti

Winfatt

Il servizio professionale per la gestione delle fatture Winfatt è il software per la gestione di tutte le fatture di professionisti ed imprese emesse verso aziende private e la Pubblica Amministrazione.

Tutte le procedure di invio, ricezione, firma e conservazione possono essere gestite automaticamente e direttamente da Winfatt senza la necessità di accedere a portali o siti esterni. E’ inoltre possibile utilizzare il servizio di esportazione in XML delle fatture elettroniche per utilizzare metodi alternativi di invio, firma e conservazione.

Un modo semplice intuitivo e soprattutto sicuro per gestire l'emissione, la ricezione, l'archiviazione e la conservazione dei documenti aziendali. Tutti i documenti a portata di click!